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4 formas de transmitir tu punto de vista sin una presentación de PowerPoint

Escrito el 21/02/2020
Geoffrey James en 4 min.


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Como señalé anteriormente, hay evidencia científica de que PowerPoint, no el software sino el concepto, es peor que inútil. El problema: mostrar palabras en una pantalla mientras hablas (independientemente de si estás leyendo o improvisando) NO aumenta la comprensión y la retención de la audiencia. Por lo tanto, se desperdicia el tiempo dedicado a construir una presentación de PowerPoint.

Esa columna provocó una indignación no inesperada de los lectores, ya que a las personas no les gusta que les digan que han desperdiciado una gran parte de la vida laboral creando presentaciones que no los estaban ayudando a comunicarse mejor.

La queja más común fue "estás culpando a la herramienta por el mal uso de la herramienta". Sin embargo, ese es el punto porque el problema no es la calidad de la presentación, sino el hecho de que mostrar palabras mientras las pronuncias crea una sobrecarga cognitiva, lo que desdibuja tu mensaje.

Otra queja común fue "si es inútil, ¿por qué tanta gente lo usa?" Bueno, el mundo de los negocios está repleto de ideas comunes pero contraproducentes, como las oficinas abiertas, que reducen en lugar de aumentar la colaboración, y el discurso corporativo, que reduce la inteligencia grupal. El hecho de que todos lo hagan no significa que funcione.

En cualquier caso, los comunicadores verdaderamente grandes del mundo hace mucho tiempo que abandonaron PowerPoint (y sus clones) a favor de enfoques que no usan diapositivas con muchas palabras. Aquí hay cuatro enfoques alternativos:

1. Mira mamá! Sin presentación! (Sir Ken Robinson)

Una de las conversaciones TED más vistas (62 millones de visitas) y más queridas de todos los tiempos presenta al reformador educativo Sir Ken Robinson. En lugar de obstruir su mensaje con diapositivas que distraen visualmente, presenta sus ideas de una manera tan atractiva y clara que sus palabras van al corazón y se quedan en el cerebro.

Si bien este enfoque oratorio requiere un esfuerzo para crear y ensayar, es un esfuerzo que en realidad aumenta la comprensión y la retención de la audiencia. Como beneficio adicional, un discurso sin diapositivas pone el foco en el orador en lugar de en la pantalla, lo que crea una conexión emocional más profunda entre el orador y la audiencia.

2. Comienza con un documento informativo. (Jeff Bezos)

En lugar de tener presentaciones en sus reuniones, Jeff Bezos requiere que quien convocó a la reunión prepare un documento informativo de 1-3 páginas que contenga las ideas relevantes y las decisiones solicitadas. Los asistentes pasan los primeros cinco minutos en silencio leyendo el documento y luego realizan una breve discusión sobre su contenido.

Crear un documento independiente, legible y completamente formado exige que pienses detenidamente tus ideas y luego te expreses con claridad. Esto es más trabajo que crear un esquema de viñetas, pero asegura que te comuniques con mayor precisión, lo que es en beneficio de todos.

Además, un documento informativo es más útil para llevar que una presentación de diapositivas (o un video de tu presentación) porque contiene pensamientos completamente formados que se pueden leer y absorber rápidamente. La copia impresa también proporciona un lugar donde los participantes pueden tomar notas.

3. Proporciona material para rellenar junto con tu cliente. (Anthony Robbins)

Una de las presentaciones más memorables que he experimentado fue en un evento de Anthony Robbins hace algunos años. Robbins, quien es un comunicador fenomenalmente efectivo, entregó libros encuadernados que contienen los puntos que planeaba hacer, pero con áreas en blanco para que la audiencia complete las partes faltantes.

Si bien este enfoque parece crear una sobrecarga cognitiva (porque involucra palabras habladas y palabras escritas), no lo hace porque la audiencia mira y escucha al orador, quien luego dirige su atención al libro de trabajo y espera mientras ellos rellenan las palabras que faltan. Da estructura a la toma de notas de la audiencia.

La creación de este tipo de libro de trabajo es casi el mismo esfuerzo que crear una presentación con diapositivas, pero hace que la presentación sea más memorable y más fácil  de entender. Por cierto, todavía recuerdo muchos de los puntos que Robbins tocó... más de dos décadas después.

4. Evita las reuniones por completo. (Mark Cuban)

Finalmente, está la solución gordiana de simplemente dejar de celebrar reuniones por completo. Mark Cuban solo asiste a reuniones cuando está en el programa de televisión Shark Tank. De lo contrario, Cuban realiza negocios completamente por correo electrónico.

No estoy seguro de que este enfoque sea práctico para todos, pero por lo que vale, ha pasado más de un año desde que me sometieron a una presentación de PowerPoint. (Aunque di una presentación el otro día, lo que en retrospectiva era un método de comunicación que debería haber evitado.

Pero seamos sinceros: el 90% del tiempo puedes preguntarle a un presentador "cuál es la esencia, en tres oraciones" y obtendrás más de la conversación que si te sentaras a través de una presentación completa de PowerPoint.

Regla general: en lugar de PowerPoint, llega al maldito punto.


Acerca del autor:

Geoffrey James, editor colaborador de Inc.com, es autor de una docena de libros, cientos de artículos y miles de columnas en línea, principalmente sobre negocios y tecnología. Ganó premios, dio discursos, ayudó a las empresas a triplicar las ventas, yada-yada-yada ...


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