Por Amy Bonsall 🖊️
Las reuniones están rotas. Algo sucedió cuando el trabajo se volvió en línea en 2020, y reabrir la oficina no lo solucionó 😬😬. Cada interacción con los colegas se convirtió en una videollamada, y nuestros días se convirtieron en un juego de Tetris transaccional: ¿Dónde puedo ubicarme en esta o aquella reunión? Ahora, con políticas que indican qué días de la semana estar y dónde, el Tetris se ha vuelto más complejo.
En lugar de centrarnos en cuándo y dónde nos reunimos, debemos comenzar por explicar por qué nos reunimos y dejar que eso dicte la logística 😎😎. Cuando me piden que ayude a reconstruir relaciones y fortalecer la colaboración compleja, empiezo con un consejo fundamental: el nuevo calendario de trabajo no se trata de la oficina o el hogar, se trata de tres tipos de reuniones y las condiciones que mejor les sirven.
Tres tipos de reuniones 👌
Las reuniones transaccionales hacen avanzar el trabajo; las reuniones relacionales fortalecen las conexiones; y las reuniones adaptables nos ayudan a abordar temas complejos o delicados. Dado que las reuniones transaccionales son más fáciles de realizar en línea, las reuniones relacionales y adaptativas se han vuelto relativamente escasas. Ahora es un buen momento para reintroducir y rediseñar estas reuniones, ya que todas tenían fallas incluso antes de la pandemia. Veamos las mejores condiciones para las tres. Si bien me enfoco en entornos distribuidos e híbridos, las lecciones se aplican a cualquier organización 😉😉😉.
1. Reuniones transaccionales
Las reuniones transaccionales se tratan de hacer las cosas. Los ejemplos incluyen reuniones diarias, actualizaciones de ventas semanales y reuniones de planificación. Necesitan tres cosas para tener éxito:
Documentos de trabajo compartidos 😄
Las herramientas basadas en la nube como Google Docs, Miro y FigJam son revolucionarias. Si tu equipo no los ha estado usando, ahora es el momento. Debido a que varias personas pueden editar simultáneamente, todos ven las actualizaciones en tiempo real y superan con creces a una pizarra que solo unos pocos pueden ver.
Paridad de pantalla 🤩
Las reuniones transaccionales híbridas, donde al menos dos personas están en la misma sala y el resto está distribuido, se benefician de la paridad de pantalla o de que cada persona aparezca en un mosaico individual. Como probablemente sabe cualquiera que haya asistido a una reunión híbrida de forma remota, es difícil interactuar con una sala de conferencias virtual llena de personas borrosas.
Un presentador al acecho de señales de participación 🥸
Si bien los ajustes tecnológicos son muy útiles, los anfitriones tienen una responsabilidad adicional cuando no todos están juntos: espiar las señales de participación. Una mano levantada o un micrófono en silencio son señales para involucrar a los participantes. Me pareció ventajoso agregar un rol complementario: un líder de compromiso para ayudar al anfitrión a garantizar una participación activa y equitativa. En eventos más pequeños, el líder del compromiso y el anfitrión son sinónimos. En reuniones más grandes, considera designar a personas enfocadas en que todo el mundo participe.
2. Encuentros relacionales 😘
Las reuniones relacionales están destinadas a fortalecer nuestras conexiones. Los ejemplos incluían históricamente reuniones fuera del lugar del trabajo, almuerzos grupales o salidas de trabajo en equipo. Necesitan tres cosas para tener éxito:
Objetivos claros 👀
Las reuniones relacionales son las que más sufren del síndrome de “juntemos a todos sin propósito”: la idea de que bastará con juntar a las personas. Si bien este tipo de eventos pueden ser encantadores, no construyen relaciones. En cambio, ya sea que convoques a dos personas o a toda la organización, las reuniones relacionales deben diseñarse intencionalmente, con objetivos claros. En lugar de “conocer a todos”, intenta objetivos como:
- Más información sobre la evolución de tu carrera ⚡️
- Comprender las motivaciones de cada uno 🙌
- Reflexionar sobre los momentos de mayor aprendizaje 😍
Estos objetivos dan un gancho a las personas para que puedan conocerse de forma más natural.
Actividades estructuradas 🔥
En lugar de tener una agenda libre para todos amorfa, estructura el tiempo deliberadamente. Divide la sesión en tiempos para reflexionar (por tu cuenta) y compartir (en pequeños grupos) a través de actividades como las siguientes:
- Dibuja un mapa de tu carrera, destacando los pivotes
- Comparte un consejo relacionado con el trabajo que recuerdes con frecuencia 🤪
- Cuenta una historia de resiliencia 😉
Las relaciones sólidas se construyen escalando niveles de apertura, por lo que estas actividades permiten a las personas elegir niveles cómodos de exposición. Un equipo de liderazgo que ha trabajado junto durante años y navegado por aguas rocosas probablemente compartirá historias más profundas que los recién llegados en un evento de incorporación.
Si tienes un subconjunto de tu equipo, crea una forma distinta y asíncrona para que participen los que no asisten. Por ejemplo, para la actividad de consejos, puedes pedirles a las personas que compartan su ejemplo en video con anticipación.
Una combinación de personas de todas las funciones, niveles o ubicaciones 🤨
Abandonados a nuestros propios dispositivos, vamos donde nos sentimos cómodos: hablando con nuestros compañeros de equipo o aquellos en circunstancias similares. Pero las organizaciones necesitan que tengamos relaciones más allá de estos silos, que las reuniones relacionales pueden respaldarlo mezclando deliberadamente a personas que naturalmente no gravitarían entre sí.
3. Reuniones adaptativas 🙃
Las reuniones adaptativas nos ayudan a abordar temas complejos o delicados donde el proceso correcto o el resultado deseado no están claros desde el principio. Estas reuniones requieren agilidad y sensibilidad. Los ejemplos incluyen sesiones de estrategia, sprints de innovación, conversaciones de carrera o navegar el impacto organizacional de un problema social. Para tener éxito, requieren tres condiciones:
Un entorno maleable y diferenciado 😎
Cuando estaba en la firma de diseño IDEO, donde casi todas las reuniones de clientes eran adaptativas, preferíamos salas separadas de los espacios de reunión del equipo. Los espacios ideales eran donde los muebles eran móviles, la gente podía moverse y no había una jerarquía formal implícita (salas de juntas: ¡fuera!). El espacio influye en cómo interactúan las personas, por lo que la ubicación fue la primera pista para los participantes de que no se trataba de una conversación común y corriente.
Si estás en reuniones en línea, sal de los cuadros de video. Diseña sesiones de lluvia de ideas con video apagado y el enfoque en un tablero digital. Y trata de organizar conversaciones delicadas (donde el lenguaje corporal es importante) con personas sentadas en sofás o sillas en lugar de escritorios, con la cámara más atrás para reducir la intensidad y permitir señales de todo el cuerpo.
Una sensación de seguridad 🤔
Históricamente, las conversaciones difíciles o delicadas ocurrían en persona, por lo que podíamos observar el lenguaje corporal y usar el entorno físico para crear una sensación de seguridad. Pero hemos aprendido durante la pandemia que esto no siempre es necesario, o deseable. Un ejemplo son las conversaciones sensibles sobre la carrera. Si bien tu instinto puede ser realizar estas reuniones en persona, varios empleados me han dicho que prefieren estas discusiones en línea. La pantalla les ayuda a controlar sus emociones, proporcionando una mayor sensación de control. Permite que los empleados tengan autonomía sobre dónde se llevan a cabo (algunos pueden preferir en línea, otros caminar y hablar).
Válvulas de liberación para disolver tensiones 😬
A menudo, los problemas complejos tienen presión de tiempo y las válvulas de escape pueden ayudar. Para navegar a conclusiones desde un lugar de calma, crea una separación entre discutir opciones y tomar decisiones. En la sala, eso podría ser un descanso para tomar café con una risa compartida sobre algo fuera de tema. En línea, anima a todos a salir y no pensar en el problema. Este cambio de enfoque no es prescindible, sino un componente crítico de un resultado exitoso.
En una organización distribuida que dirigí, necesitábamos construir un nuevo marco de referencia después de un incidente cargado. Para disipar la tensión, alteramos la cadencia y la estructura. Primero, organizamos una pequeña mesa redonda digital para reflexionar sobre el incidente (para permitir que las emociones fluyan al evaluar el punto de dolor). Luego, nos reunimos individualmente con varias personas para comprender las diversas necesidades (la intimidad ayudó a las personas a sentirse más cómodas siendo vulnerables). Finalmente, organizamos una sesión para crear nuestro nuevo marco (para entonces, las emociones de las dos primeras etapas tenían suficiente espacio para disiparse).
¿Qué debe hacer si tu reunión es todo (o nada) de lo anterior? 🤪
Si bien estos casos de uso se benefician de diferentes condiciones, no significa que no puedas combinarlas. Un ejemplo es un fuera del sitio programado para construir relaciones, abordar problemas estratégicos complejos y hacer el trabajo. Establece condiciones separadas para cada uno: mezcla y combina personas que naturalmente no gravitarían entre sí, permita que las discusiones estratégicas tengan espacio para respirar y usa espacios distintos para cada tipo de actividad.
Es posible que otros eventos no parezcan reuniones transaccionales, relacionales o adaptativas. Eso está bien, también. Porque el camino hacia una reunión efectiva es siempre preguntarse: ¿Por qué nos reunimos? ¿Qué estamos tratando de lograr? Y dejar que cada necesidad tenga su propio espacio y lugar. Puede que te sorprenda el ritmo de cuándo convocar en persona. Si bien variará según las necesidades del equipo, es más probable que tenga una cadencia mensual, trimestral o de proyecto que semanal.
Y si no puedes hacer un cambio en toda la organización, aún puedes impactar tus propias reuniones. Dentro de una política que dicta dónde debe estar, no por qué, reorienta la forma en que realizas las reuniones cambiando tus prioridades de la logística de tu calendario a las necesidades de tu gente.
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Sobre el autor 🖊️
Amy Bonsall es la directora ejecutiva de Collective, una plataforma que ayuda a las organizaciones distribuidas y a su gente a prosperar. Antes, Amy era ejecutiva de IDEO y Old Navy. Ha estado en las páginas y escenarios de Entrepreneur, IDEO.com, SXSW, Singularity University y más, cubriendo el florecimiento en el trabajo, trabajar desde cualquier lugar, organizaciones distribuidas y prototipos de comportamiento. Ella co-enseña un curso sobre Diseño de Negocios, organizado por IDEOU. Sigue a Amy en Instagram.