Por David Jenyns🖊️
Sinópsis
SYSTEMology (2020) explora la importancia crítica de crear e implementar sistemas eficientes en los negocios para mejorar la productividad y asegurar la consistencia. Proporciona una guía paso a paso para que los dueños de negocios y gerentes diseñen procesos que automaticen y optimicen las operaciones, reduciendo la dependencia de los miembros individuales del equipo y mejorando el rendimiento general
¿Qué hay para mí? Sistematiza tu camino hacia el éxito empresarial 🚀
En el panorama empresarial moderno, la capacidad de adaptarse y optimizar operaciones es más crucial que nunca. Esto es especialmente cierto para emprendedores y propietarios de pequeñas empresas que están tan entrelazados con sus operaciones que, paradójicamente, ellos o sus negocios – ¡y a menudo ambos! – luchan por sobrevivir.
David Jenyns conoce bien este objetivo de la sistematización empresarial efectiva. De hecho, su experiencia personal en la búsqueda de este objetivo llevó a la creación del protocolo SYSTEMology que se presentará aquí. Basado en principios de pensamiento sistémico, el método SYSTEMology permitió a Jenyns sistematizar su salida de su propia empresa en solo 12 meses, y desde entonces, ha ayudado a muchos otros a hacer lo mismo. El proceso, refinado a lo largo de los años, no es necesariamente fácil, pero afortunadamente, es simple. Y, si estás dispuesto a comprometerte ahora, podrías transformar tu negocio en una operación floreciente más allá de tus sueños más salvajes. 🌟
En este resumen, aprenderás los primeros cinco pasos del proceso de siete pasos de SYSTEMology. Comenzando con la realización inicial de que el cambio es necesario y el momento es ahora, definirás el flujo operativo central de tu negocio y asignarás responsabilidades basadas en las fortalezas de tu equipo. Luego profundizarás en la extracción y documentación de tareas críticas, organizándolas en sistemas coherentes y accesibles, culminando en la integración de estos sistemas en toda la empresa.
Pero este viaje no solo trata de mejorar la eficiencia empresarial, sino también de fomentar una mentalidad y una cultura donde la innovación, la claridad y la sostenibilidad estén a la vanguardia, permitiéndote a ti y a tu negocio no solo sobrevivir, sino prosperar en un entorno cada vez más competitivo. ¿Listo para sumergirte? ¡Tu viaje SYSTEMology te espera! 🚀
Paso uno: Definir 📝
Quizás te sientas identificado: creaste tu propio negocio o te independizaste esperando más libertad en tu trabajo y vida, solo para encontrarte atrapado en un ciclo de 80 horas semanales de adquisición incesante de clientes, entrega de servicios y mantenimiento de relaciones. Para Jenyns, la llegada inminente de su primer hijo catalizó la invención de una nueva forma de operar; para ti, puede ser simplemente la lenta realización de que algo tiene que cambiar, y pronto. Así que, vamos a empezar.
El primer paso en tu viaje SYSTEMology es definir los sistemas más críticos dentro de tu negocio. Si eso suena increíblemente abrumador, no te preocupes: tu tarea es solo identificarlos en esta etapa, y contarás con la ayuda de un proceso conocido como el Flujo Crítico de Clientes (Critical Client Flow, CCF).
El CCF está diseñado para delinear y optimizar la esencia de las operaciones de tu negocio. Puedes encontrar una plantilla disponible en www.systemology.com/resources, pero puedes comenzar con una hoja de papel en blanco. Comienza especificando un cliente objetivo y el producto o servicio principal que normalmente le ofrecerías. Escribe esto en la parte superior de la página como recordatorio. Luego, traza el recorrido de este cliente objetivo desde el descubrimiento inicial de ti o tu empresa hasta la compra final y, idealmente, el negocio repetido o las referencias. Manténlo simple: no necesitas listar todos los detalles y desvíos, solo el progreso a alto nivel.
En última instancia, crearás unas pocas docenas de estos a lo largo de tu viaje SYSTEMology, pero para asegurarte de que estás en el camino correcto, puede ser útil compartir este CCF inicial con otro emprendedor o mentor empresarial. Si pueden seguirlo con poca o ninguna explicación de tu parte, ¡estás yendo en la dirección correcta!
El primer paso no fue tan abrumador después de todo, ¿verdad? Sin embargo, has dado un gran paso hacia la sistematización empresarial. Este paso también es fundamental para sentar las bases del siguiente: asignar. Y, como verás, esta progresión natural de definir a asignar es crucial para transformar el marco teórico en mejoras operativas prácticas del día a día.
Paso dos: Asignar 🎯
Los propietarios de negocios pueden tener mala fama por sus tendencias a microgestionar o su incapacidad para delegar. Desafortunadamente, esta mala fama suele estar justificada y, de manera irónica, viene a expensas del éxito de sus negocios. Aunque soltar las riendas puede ser un desafío formidable, la verdad es que la experiencia necesaria para la excelencia a menudo ya está presente en tu equipo.
Este reconocimiento allana el camino para el segundo paso crítico en tu viaje SYSTEMology: asignar tareas clave a trabajadores competentes dentro de tu organización.
Para hacerlo, usarás un proceso llamado el Gráfico de Departamentos, Responsabilidades y Equipo (Departments, Responsibilities & Team Chart, DRTC), un enfoque estructurado para organizar y delegar tareas. Una plantilla para este flujo de trabajo está disponible en www.systemology.com/resources, pero también puedes usar una hoja de papel en blanco aquí.
Primero, identifica los principales departamentos dentro de tu negocio, asegurándote de que cada segmento del CCF que acabas de completar esté cubierto. Luego, asigna las responsabilidades más críticas a sus respectivos departamentos y especifica tus jefes de departamento actuales. Después, identifica a los miembros del equipo adicionales con conocimientos o experiencia específicos vitales para las responsabilidades descritas en cada departamento. Puede que descubras que solo plasmar esto en papel proporciona una gran claridad y solidifica tu comprensión de la estructura organizativa.
Finalmente, divide tus tareas críticas entre los miembros del equipo listados. Para darte una idea de hacia dónde te diriges, en el próximo paso, recurrirás a estos individuos esenciales para capturar su conocimiento tácito en planes accionables que luego se compartirán con todo el equipo. Lo revolucionario de este enfoque es su énfasis en modelar tus sistemas según las mejores prácticas de los mejores empleados de tu organización. Este método no solo optimiza las operaciones, sino que también fomenta una cultura de mejora continua y logro colectivo.
Por ahora, felicítate por haber dado tu segundo paso hacia la sistematización empresarial. Ahora tienes un plan para aprovechar las fortalezas inherentes de tu equipo, sentando las bases para un crecimiento y eficiencia sostenibles, y protegiéndote de la dependencia excesiva de cualquier individuo, ¡incluyéndote a ti mismo! 🎉
Paso tres: Extraer 🛠️
Es hora de empezar a aprovechar el vasto conocimiento de tu equipo, transformándolo en sistemas que sean fáciles de acceder y compartir. La esencia de este paso no está solo en capturar este conocimiento, sino en transformarlo en un marco que mejore la eficiencia y efectividad colectiva del equipo.
Un factor crucial para el éxito de este proceso radica en abordarlo como un trabajo de dos personas, que consiste en el trabajador experto que posee el conocimiento para cada tarea descrita en tu DRTC y tu campeón de sistemas: la persona que será responsable de organizar y documentar tus sistemas empresariales.
¿Quién es tu campeón de sistemas? Identificar a estos individuos dentro de tu equipo suele ser sencillo: son conocidos y queridos por su atención al detalle y su amor por crear procesos precisos y ordenados.
Comienza pidiendo a tu trabajador experto que se grabe ejecutando su tarea crítica asignada. Las tareas de oficina suelen capturarse mejor con una grabación de pantalla, los trabajos in situ con grabaciones físicas y las actividades relacionadas con ventas con audio, pero opta por el método que tenga más sentido para las particularidades de tu negocio. Enfatiza a tu trabajador experto que la perfección no es el objetivo aquí. El objetivo es simplemente documentar el proceso, con todos sus defectos, para establecer una línea base en toda la empresa.
Una vez capturado, pide a tu campeón de sistemas que convierta la grabación en una guía detallada paso a paso para cumplir con esta tarea específica. Anímalos a detallar toda la información pertinente, como un nombre y descripción adecuados del sistema y el nombre del trabajador experto y sus colegas a contactar para preguntas.
Finalmente, haz que tu campeón de sistemas comparta su guía borrador con tu trabajador experto y pídeles que la prueben contra la ejecución real de la tarea la próxima vez que la completen. Una vez que ambos estén contentos con el sistema, hazlo fácilmente accesible para el resto del equipo y lentamente introduce este sistema como la nueva norma.
Esta fase, aunque laboriosa, dará grandes dividendos a medida que la eficiencia y la calidad aumenten exponencialmente en todo tu equipo. A medida que avances al siguiente paso, apunta a que tu campeón de sistemas documente dos sistemas por semana hasta que todos tus flujos de trabajo críticos estén cubiertos. Mientras tanto, avanzarás a la cuarta etapa de SYSTEMology: organizar. 📋
Paso cuatro: Organizar 🗂️
Navegar hacia la cuarta fase de SYSTEMology implica un cambio estratégico hacia la organización de la gran cantidad de sistemas que habrás comenzado a capturar y documentar. Esta etapa subraya la importancia no solo de tener sistemas en su lugar, sino también de asegurarse de que estén fácilmente disponibles y sean accionables para tu equipo.
El éxito en este frente se basa en dos pilares: la consolidación de todos los sistemas dentro de una plataforma de gestión centralizada y el establecimiento de mecanismos para la rendición de cuentas. Estos elementos trabajan en conjunto para elevar tus sistemas más allá de la mera documentación, transformándolos en componentes vivos del flujo de trabajo diario de tu equipo.
Vale la pena mencionar aquí que tu bandeja de entrada de correo electrónico no es una solución adecuada. A pesar de su utilidad para la comunicación, el correo electrónico tiene limitaciones significativas en la gestión de tareas y el mantenimiento de la supervisión, lo que a menudo lleva a errores innecesarios y plazos perdidos. El software especializado es el camino a seguir.
Dicho esto, distinguir entre el software de gestión de sistemas y el software de gestión de proyectos es fundamental: evita confundir los dos si puedes. Cada uno cumple una función única, con el software de gestión de proyectos como Asana, Basecamp o Trello facilitando la delegación de tareas y las herramientas de gestión de sistemas asegurando la documentación estructurada de procesos.
En su mayor parte, puedes omitir el software específico de la industria y, en su lugar, buscar herramientas de gestión de proyectos que permitan la creación de tareas y sub-tareas y ofrezcan una experiencia de usuario intuitiva e integrada. Del mismo modo, tu software de gestión de sistemas no necesita tener todas las campanas y silbatos. El soporte para adjuntos multimedia enriquecidos y configuraciones robustas de permisos es un buen lugar para comenzar.
Cualquiera sea el software de gestión de proyectos y de sistemas que elijas, la personalización probablemente emergerá como el próximo paso crítico, contigo y tus jefes de departamento adaptando ambos a las necesidades y particularidades específicas de tu negocio. Tomarse un tiempo al principio para personalizar estas herramientas aumentará la probabilidad de un compromiso y cumplimiento sostenido en todo tu equipo.
Con estas tecnologías en su lugar, el camino a seguir conduce a la integración, donde el enfoque cambia de la organización y accesibilidad de los sistemas empresariales a tejerlos en el tejido de las operaciones de tu empresa.
Paso cinco: Integrar 🔗
¡Felicidades! Has llegado a la quinta y última fase de tu viaje SYSTEMology. En este paso, obtendrás el apoyo del equipo para tus sistemas recién definidos, asignados, extraídos y organizados. Y es este paso el que llevará tu negocio a un nivel completamente nuevo.
Antes de sumergirte en los detalles, sin embargo, se vuelve crítico hacer una distinción que quizás hayas evitado hasta ahora: delinear entre los roles de “líder” y “gerente” en tu organización.
Si eres el fundador y propietario de tu negocio, probablemente caigas en el campamento de “líder”. Un líder encarna el espíritu emprendedor, lleno de ideas, impulso y creatividad. Son excelentes para inspirar y propulsar el negocio hacia adelante, pero pueden fallar en lo que respecta a seguir adelante. Por el contrario, un gerente ancla la organización, su naturaleza orientada a los detalles y dirigida por procesos asegura consistencia y responsabilidad. Puede que no sea la noticia que quieras escuchar, pero rara vez las personas tienen éxito en usar ambos sombreros.
Como resultado, identificar o desarrollar un contraparte gerencial se vuelve esencial si eres sincero en tu intención de llevar tu negocio al siguiente nivel. Necesitas a alguien cuyo conjunto de habilidades cierre la brecha entre tus aspiraciones visionarias y la ejecución práctica requerida, y que pueda supervisar las operaciones diarias, liberándote para concentrarte exclusivamente en la visión general.
Si ese pensamiento te hace sentir más inquieto que liberado, recuerda que ahora tienes un sistema de gestión de proyectos que te permite monitorear el progreso de métricas y tareas clave sin interferir ni microgestionar. Si te contienes lo suficiente, pronto descubrirás que estas operaciones diarias pueden funcionar de manera eficiente y efectiva sin una supervisión significativa de tu parte, ¡una señal segura de que la sistematización de tu negocio está en buen camino!
Para asegurar que tu negocio continúe prosperando de esta manera, enfatizar una cultura empresarial de pensamiento sistémico se convierte en un gran uso de tu nuevo tiempo y ancho de banda mental y, a menudo, es mejor modelado desde tu recién delineado rol de “líder”. Defender esta filosofía también sienta las bases para una mayor escalabilidad y posible vendibilidad, si así lo deseas.
¡Y ahí lo tienes! Has llevado tu negocio a través de los primeros cinco pasos de SYSTEMology, diferenciándolo significativamente del resto. Por supuesto, habrá una danza continua de iteración y refinamiento, pero si realmente te has comprometido con este proceso, el negocio que estarás iterando y refinando será una versión irreconocible de aquel con el que comenzaste.
Resumen final 📋
Sistematizar los procesos empresariales es crucial para la eficiencia, efectividad y crecimiento. Siguiendo los pasos probados de definir, asignar, extraer, organizar e integrar los sistemas dentro de tu negocio, puedes llevar tu empresa de apenas sobrevivir a estable y, finalmente, a escalable y vendible. El viaje hacia la sistematización empresarial no es fácil, pero es uno de los viajes más gratificantes que harás, preparándote para una vida profesional más allá de tus sueños. 🌟