Por Ari Meisel
Sinópsis:
Less Doing, More Living (2014) te guía a través de nueve pasos fundamentales en tu viaje para ser más efectivo. En este resumen, el autor comparte sus herramientas y técnicas favoritas para optimizar, automatizar y externalizar todo lo que está en esa molesta lista de tareas pendientes, lo que te da tiempo para las cosas que son más importantes en su vida.
¿Qué vas a aprender en este libro?
Aprende a liberar más tiempo para ti mismo volviéndote súper eficiente.
Todos deseamos tener más tiempo para gastar en las cosas que amamos hacer, ya sea que eso signifique estar cerca de nuestra familia o trabajar en nuestros pasatiempos. Sin embargo, a pesar de estos deseos, el tiempo es algo de lo que parece que nunca tenemos suficiente.
Aquí es donde entra este resumen. Te muestra cómo puedes encontrar tiempo en tu agenda y espacio en su cerebro para pasar la mayor parte de su tiempo haciendo lo que quiere hacer. Basado en tres objetivos centrales: Optimizar, Automatizar y Subcontratar: le explica cómo desatar olas de eficiencia en todo lo que hace, desde organizar sus finanzas hasta mantener su salud.
En este resumen, descubrirá
- por qué nunca más tendrás que reservar personalmente una mesa en un restaurante;
- por qué hacer mandados es cosa del pasado; y
- cómo convertir su teléfono inteligente en un administrador bancario portátil.
Mide tu vida para aprender dónde puedes comenzar a ahorrar tiempo.
¿Quizás has oído hablar de la regla 80-20? Establece que el 80 por ciento de lo que logras es el resultado de solo el 20 por ciento de todo el tiempo y la energía que inviertes. Y esto no solo es aplicable al trabajo o al estudio. Es el caso de todo lo que haces. Entonces, ¿cómo podemos averiguar qué tiempo no vale la pena gastar?
Una forma es comenzar a rastrear o medir.
Pero, ¿quién tiene tiempo para vivir su apretada agenda y analizarla? Afortunadamente, existen recursos para facilitar el seguimiento de su tiempo.
Descargue RescueTime, un programa que monitorea lo que realmente está haciendo en su computadora todo el día. Si encuentra que un sitio web o una aplicación en particular le está robando el día, RescueTime lo ayudará a bloquear el acceso a él. ¡Problema resuelto!
Pero, ¿qué sucede si no solo desea controlar su productividad, sino también su salud?
Vuelva a lo básico con un diario en papel de la vieja escuela para registrar todo lo que come durante el día. También puede tener en sus manos un podómetro para contar todos los pasos que da, o simplemente hacer un esfuerzo para pesarse cada día. Porque cuanto más sepa sobre su día, más pronto podrá mejorarlo.
Pero, ¿qué significa mejorar algo tan amplio como nuestra rutina diaria? Piense en ello como la optimización de sus procesos. Para un modelo a seguir, mira a IKEA. Cada producto IKEA viene con manuales de instrucciones altamente optimizados para ensamblar cada producto, ya sea una mesa de café o una lámpara geométrica.
Estas instrucciones se han reducido a su esencia misma: unos pocos pasos independientes del idioma y fáciles de seguir. Es hora de acercarse a su vida como IKEA se acerca a sus manuales. Cualquiera sea la tarea, ya sea escribir correos electrónicos u organizar reuniones, debe minimizar el alboroto y hacerlo en el menor número de pasos posible.
Crea un cerebro externo para ahorrar espacio valioso en el suyo.
A todos nos gusta pensar en nosotros mismos como grandes multitaskers con capacidades brillantes. Pero a menudo no tenemos suficiente espacio para hacer malabares con todo en nuestras mentes. La vida sería mucho más simple si tuviéramos un cerebro extra.
¿Bien adivina que? ¡Puedes tener uno!
Han surgido varias herramientas nuevas para ayudarnos a recordar todas esas fechas y detalles. Evernote, por ejemplo, es una aplicación para tomar notas de todo tipo: textuales o pictóricas, dibujadas a mano o basadas en la web. También es gratis y no tiene límite de almacenamiento. ¡El autor mismo tiene alrededor de 1800 notas en su Evernote en este momento!
Puedes considerar Evernote simplemente como una copia de seguridad de tu cerebro. Los neurocientíficos incluso han demostrado que Evernote organiza la información de una manera muy similar al cerebro humano, vinculando pensamientos similares en redes complejas e interconectadas.
Pero, ¿qué pasa si sabes cómo organizar pero quieres pasar menos tiempo organizando?
Saluda a tu propio asistente virtual. Hoy, puede contratar a una persona o varias personas y delegarles tareas en línea. Además, hay dos tipos de asistentes virtuales: bajo demanda y dedicados.
Un servicio de asistente bajo demanda consiste en un grupo de asistentes. Supongamos que tiene una tarea que debe realizarse, como corregir un documento o mejorar una presentación de PowerPoint. Quien esté disponible en el grupo lo hará. Por $ 25 dólares al mes, Fancy Hands le permite obtener asistencia con hasta cinco tareas. Por $ 95 dólares, puede solicitar asistencia con una cantidad ilimitada de tareas por mes.
Asistentes dedicados, por otro lado, harán todas sus tareas personalmente. Esto significa que hay una relación más cercana; ellos te conocerán y eventualmente asumirán tareas más difíciles. Por $ 197 dólares al mes, Zirtual le brinda un asistente dedicado durante diez horas cada mes.
Personalice para ahorrar tiempo y dinero.
Digamos que tiene una gran idea para el librero de tu cuarto que necesita para satisfacer sus necesidades. Usted sabe que tendrá que construirlo usted mismo, lo que significa comprar los materiales, tomar prestadas herramientas y pasar horas preparándose y limpiando. ¡Pero si solo hubiera una manera más fácil y menos costosa!
Bueno, hay: impresión 3D.
La impresión 3D ofrece un mundo de posibilidades para crear sus propios productos personalizados. Tome Shapeways, un sitio donde simplemente carga un modelo 3D, y lo imprimen por usted.
El autor, por ejemplo, quería crear un soporte personalizado para montar su nueva MacMini en la pared. Hizo un bosquejo simple de su idea y usó la plataforma de subcontratación en línea Fiverr para encontrar a alguien que pudiera hacer un modelo 3D completo. Luego envió este modelo a Shapeways y, una semana después, el soporte completo lo estaba esperando en su buzón.
Si eso le parece un éxito, entonces lea esto: el autor luego usó la plataforma de comercio electrónico de Shapeways para vender su soporte para su MacMini, y ganó $ 400 vendiendo seis de ellos.
Sin embargo, la personalización no solo te ahorrará y te hará ganar dinero. También te dará más tiempo libre.
Considere Vitamins on Demand, un servicio que recolecta todos los medicamentos y suplementos que necesita y luego los organiza en paquetes separados para cada día. Diga adiós a cargar su maleta de vacaciones con todas sus botellas de píldoras mientras se preocupa de si las tiene todas. En lugar de eso, ¡simplemente tome la cantidad de paquetes que necesitas y salga por la puerta!
¿Quieres otro ejemplo? Piensa en la ardua tarea de encontrar un traje que te quede bien. Si quieres reducir ese tiempo a la mitad, regístrate en Indochino. Esta compañía produce trajes a medida y lo guiará a través de su proceso de medición, asegurando que tenga mediciones que puede usar una y otra vez para un traje que se ajuste a la perfección.
Toma el control de tu semana laboral.
Cuando Tim Ferriss publicó The 4-Hour Workweek, obviamente hubo una exageración involucrada: ¡simplemente no puede escribir un libro si solo trabaja cuatro horas por semana! Sin embargo, el libro destacó un punto importante: debe hacer su semana de trabajo suya y decidir qué hacer y cuándo.
Entonces, ¿cuál es el primer paso?
Comience por determinar qué horas del día son sus mejores horas de trabajo. Esto te hará más efectivo automáticamente. Algunas personas prefieren trabajar de noche; otros, en la mañana. A algunos les gusta trabajar un poco todos los días, mientras que a otros les gusta exprimir mucho en períodos de tiempo más cortos.
Todos trabajan de manera diferente, ¡así que averigua qué funciona mejor para ti!
También es vital descubrir qué te está frenando. A menudo son factores externos: un proveedor que siempre llega tarde o esos clientes indecisos.
¿La solución?
Reduzca la ventana de interacción con sus clientes. Esto no solo hará que su propio día sea más efectivo, sino que también obligará a sus clientes a ser más eficientes. ¡Pueden agradecérselo más tarde!
Y también hay otra parte de su jornada laboral que está agotando su tiempo: la programación de reuniones. ¿Sabía que, en promedio, el procedimiento normal para organizar una reunión requiere un intercambio de siete correos electrónicos? Afortunadamente, aplicaciones como ScheduleOnce, como su nombre lo indica, lo ayudarán a programar esa reunión la primera vez.
La aplicación le permite hacer público su calendario, para que usted y sus colegas puedan encontrar horarios de reunión que funcionen para todas las partes involucradas.
Los mandados se suman, ¡así que elimínelos!
Si tenía una idea clara de cuánto tiempo pasa haciendo mandados cada mes, se sorprendería. Pero vamos, ¿una carrera a la tienda de la esquina por papel higiénico o jabón para lavar platos? No es gran cosa, ¿verdad? Bueno, el hecho es que estas tareas se suman. Si quieres más productividad, ¡tienes que matar esos mandados!
¿Pero cómo empezar?
Una excelente manera es suscribirse a un servicio de entrega en línea. Subscribe & Save de Amazon, por ejemplo, entrega artículos de primera necesidad como papel higiénico, maquinillas de afeitar, champú y detergente para la ropa en su puerta a ciertos intervalos.
Quizás pasas por dos tubos de pasta de dientes cada mes; así que haga arreglos para que le entreguen esos dos tubos al final de cada mes y nunca pierda el tiempo comprando pasta de dientes nuevamente.
Aunque el papel higiénico es una necesidad obvia, hay muchos otros artículos importantes que puede haber entregado. Por ejemplo, al organizar a través de Subscribe & Save el autor hizo un pedido de baterías de nueve voltios cada seis meses, y así se asegura de que sus detectores de humo siempre funcionen.
Sin embargo, hay algunos mandados que no puedes automatizar. Ya sabes, los que te sorprenden, obligándote a salir corriendo y hacerlo antes de que sea demasiado tarde. Bueno, gracias a la subcontratación, tampoco tienes que perder el tiempo con esto.
TaskRabbit o Rappi son un gran ejemplo de un mercado de outsourcing en línea para esas tareas pequeñas e imprevisibles: una ida al supermercado por comestibles, por ejemplo, o un sprint para reparar su computadora o automóvil.
Así es como el autor utilizó este servicio:
Su sobrino, que vive en Los Ángeles, quería un tobogán para su segundo cumpleaños. El autor, que vive en Nueva York, usó TaskRabbit para contratar a una persona en Los Ángeles para comprar el tobogán en un IKEA en Long Beach, llevarlo a la casa de los padres de su sobrino y armarlo. Un regalo verdaderamente inolvidable, todo por $ 47.
Mantente al tanto de tus finanzas con las últimas herramientas.
Al inicio de este resumen, aprendimos sobre el valor de rastrear cosas como su tiempo y hábitos alimenticios. Sin embargo, no siempre es beneficioso pasar mucho tiempo rastreando todo. Intentar hacer un seguimiento de sus finanzas, por ejemplo, a menudo resulta en tensión y estrés.
Controlar qué y dónde gasta es un desafío, especialmente cuando tiene varias cuentas bancarias y tarjetas de crédito, sin mencionar cosas como préstamos, hipotecas y acciones y bonos.
Entonces, ¿por qué no aprovechar algunas herramientas nuevas y reducir el tiempo dedicado a agotar su presupuesto?
Mint.com es una gran herramienta para organizar sus finanzas y hacer un seguimiento de su salud financiera.
Simplemente proporcione a Mint.com sus datos e inicios de sesión para cuentas bancarias, préstamos y tarjetas de crédito, y le informarán por correo electrónico cuando un saldo se esté inclinando hacia el rojo, o si ha habido un gran depósito o retiro de una cuenta, así como asegurarse de que te paguen.
Mint.com también puede proporcionar una descripción general categorizada y completa de su financiamiento que le permite ver cómo gasta su dinero y tiempo. ¡Mint.com incluso puede usar sus patrones de gasto anteriores para sugerir presupuestos para usted!
Otra herramienta nueva e innovadora para ayudarlo a dejar de estresarse y comenzar a ahorrar es BillShrink. BillShrink simplemente solicita algunos detalles personales: la información de su cuenta corriente, sus hábitos de manejo, la frecuencia con la que usa su teléfono celular y cuánto gasta en otros servicios, como la transmisión de películas y las suscripciones a revistas.
Con base en esta información, Billshrink describe alternativas rentables y describe cuánto estas alternativas lo ayudarían a ahorrar en un período de dos años; También le alertan sobre nuevas ofertas.
Pero no se sorprenda si descubre que podría ahorrar más de lo que creía: cuando el autor usó BillShrink por primera vez, ¡se dio cuenta de que podía ahorrar alrededor de $ 14,000 dólares en dos años!
Establece límites y mejora tu calidad de vida.
Todos hemos estado allí: un escritorio lleno de pilas de papel; un piso solo transitable por un camino estrecho a través de un caos de cosas. Y rodeado de todo eso, nunca puedes encontrar exactamente lo que necesitas cuando lo necesitas.
¡Pero no hay necesidad de este dolor de cabeza! Puede superarlo simplemente estableciendo límites para usted mismo.
Comience por establecer un límite superior. Esto lo ayudará a localizar y realizar un seguimiento de sus posesiones.
Tome la colección de equipo electrónico del autor, que una vez ocupó un armario completo. Sin embargo, con el tiempo, el armario se llenó, y encontrar un cable específico significaba arrastrar todo el desastre del armario al suelo. El autor se dio cuenta de que las cosas se habían salido de control y decidió tomar medidas.
Entonces se despidió de su electrónica y vendió la mayor parte de su equipo en Ebay. Lo que quedó cupo perfectamente en una caja, que se convirtió en el límite superior. Si compra una nueva pieza de equipo electrónico, alguna otra pieza tiene que irse. De esta manera, su colección es manejable, ordenada y siempre puede encontrar lo que necesita.
Del mismo modo que puede usar los límites superiores para controlar las cosas que podría estar haciendo demasiado (como ver Instagram, tal vez), también puede asegurarse de que está haciendo más de las cosas que mejoran su calidad de vida, como hacer ejercicio, meditar y viajar.
¿Cómo?
Al establecer límites inferiores. El autor, por ejemplo, ha establecido un límite inferior de al menos un viaje cada mes, correr al menos 30 kilómetros por semana y cocinar comidas en casa al menos tres días a la semana. Al establecer límites inferiores para su tiempo libre de esta manera, se asegurará de que su tiempo no siempre sea engullido por el trabajo.
Empaquete sus tareas para mantenerse enfocado.
¿Alguna vez ha tenido la experiencia frustrante de meterse en algo y luego ser interrumpido por un mensaje de texto o correo electrónico que lo distrae? Arruina tu enfoque y ahora estás irritado por arrancar.
Bueno, hay una manera de evitar que su enfoque sea destruido de esta manera: el procesamiento por lotes.
El procesamiento por lotes es el proceso simple de agrupar tareas similares y completarlas en lotes, en lugar de una a la vez, aquí y allá. De esta manera, es más fácil concentrarse en lo que está haciendo en este momento.
Algunas personas usan el procesamiento por lotes al decidir que solo responderán correos electrónicos durante los primeros 10 minutos de cada hora, en lugar de responder a medida que llegan. El autor paga todas sus facturas durante la semana los viernes, en lugar de pagarlas cuando entran.
Por supuesto, cuando comienza a procesar lotes, aprende exactamente cuánto tiempo toman ciertas cosas. Tome nota cuando las cosas parezcan demorar más de lo debido, ya que esto le indica que es posible que deba optimizar.
Un buen lugar para comenzar es deshacerse del papeleo innecesario. Claro, se habla mucho de vivir en una sociedad sin papeles, pero todos los días todavía nos encontramos lidiando con papeles molestos. Es por eso que existen herramientas en línea: para ayudarnos a eliminar el papeleo aún más.
Si alguna vez tiene que enviar un documento por correo postal, Postal Methods puede ayudarlo. Todo lo que tienes que hacer es subir tu documento. La empresa lo imprime por usted, lo guarda en un sobre sellado y luego lo envía en su buzón. Esto le ahorra mucho tiempo y, de todos modos, ¿a quién le gusta lamer sellos?
La salud es el último secreto de productividad.
Es tan simple como esto: dormir lo suficiente y comer sano determina la cantidad de energía que tendrá para hacer las cosas que quiere hacer. ¡Ninguna cantidad de aplicaciones de productividad en el mundo puede cambiar esto!
Cuando te privas de dormir, tu cuerpo comienza a producir una hormona llamada grelina, bastante desagradable. La grelina aumenta el hambre y disminuye los niveles de otra hormona, la leptina, que regula el metabolismo. Cuando nuestro metabolismo no funciona correctamente, inevitablemente nos cansaremos.
Si desea mejorar su sueño, hay dos pasos simples que lo ayudarán. En primer lugar, tome vitaminas D con su desayuno todos los días. En segundo lugar, evite los dispositivos que emiten luz azul, como televisores, iPads y computadoras, una hora antes de acostarse.
Comenzar a vivir de manera más saludable también es simple. Simplemente elimine las grasas, ¿verdad? Incorrecto. Mucha gente todavía ve a la grasa como el enemigo, pero el azúcar es el verdadero villano aquí. Nuestros cerebros no pueden funcionar sin grasa, mientras que el exceso de azúcar nos impide absorber las vitaminas A, D, E y K. ¡Así que no pierda más tiempo en alimentos procesados y dulces! Comience a buscar opciones naturales y aumente la ingesta de las grasas "buenas" que se encuentran en el aceite de oliva y el aguacate.
Una vez que se haya asegurado de que está durmiendo lo suficiente y comiendo bien, es hora de comenzar a pensar en mover su cuerpo. ¡Afirmar que estás demasiado estresado para hacer ejercicio no es excusa! La verdad es que el ejercicio reduce el estrés y descubrirá que un buen programa de ejercicios le permitirá hacer frente cada vez mejor.
Diseñe su propio régimen de ejercicio para incluir tres tipos de movimiento.
Primero, debe haber un componente de fuerza y habilidad: algo como escalar rocas o parkour hará el truco.
En segundo lugar, incluya el entrenamiento de intervalos de alta intensidad: un breve intervalo de esfuerzo al máximo, seguido de un intervalo de descanso activo.
Y, finalmente, debe participar en algún tipo de entrenamiento de movilidad, algo como yoga o simplemente una buena sesión de estiramiento a la antigua.
Resumen final
El mensaje clave en este libro:
Aunque la vida de hoy parece estar llena de estrés, hay formas de reducir el desorden y apropiarse de sus horas. Con técnicas simples y nuevas herramientas y servicios innovadores para guiarte, estarás ahorrando tiempo para las cosas que amas en muy poco tiempo.
Consejo accionable:
¡Ordena tu bandeja de entrada!
Use el filtro de su servicio de correo electrónico para colocar automáticamente todos los correos electrónicos que tengan el término "Cancelar suscripción" y no tengan "FW" o "RE" en una carpeta llamada Opcional. Esto eliminará una gran cantidad de correos electrónicos no esenciales y distractores de su bandeja de entrada que podrá ver más adelante una vez que tenga tiempo.
¿Tienes comentarios?
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Sobre el autor:
Ari Meisel es autor y emprendedor. Asesora a empresas, líderes y otros sobre cómo agregar valor a sus esfuerzos y vidas mediante el uso de estrategias efectivas de gestión del tiempo.